För att prioritera när tiden inte räcker behöver chefen ge tydliga besked om vad som ska göras först och vad som kan vänta. Gå igenom kraven tillsammans med de resurser som faktiskt finns. Följ sedan upp om prioriteringen minskade belastningen eller bara flyttade problemen till ett senare tillfälle.
Börja med arbetet som ska rymmas
Be arbetsgruppen beskriva vilka uppgifter som konkurrerar om tiden. Ta även med sådant som ofta saknas i planeringen, exempelvis avbrott, stöd till kollegor och administration som följer med andra uppgifter. Håll samtalet på en nivå där det går att förstå situationen utan att varje minut behöver redovisas.
Skilj på återkommande uppgifter och tillfälliga arbetstoppar. Om samma problem återkommer vecka efter vecka behöver ni undersöka orsaken i organisationen. Ett tillfälligt besked om att anstränga sig extra är inte en hållbar lösning på en bestående obalans.
Ge prioriteringen ett tydligt innehåll
AFS 2023:2 kräver att arbetstagare känner till vilka uppgifter som ska prioriteras när tiden inte räcker och vem de kan vända sig till för stöd. Arbetsuppgifter och befogenheter får inte leda till ohälsosam arbetsbelastning. Gör därför beskeden konkreta och användbara för den aktuella situationen.
En prioritering behöver säga både vad som går först och vad som får stå tillbaka. Om allt fortfarande ska vara klart samma dag har listan kanske bara fått en ny ordning. Beskriv även vad som händer med uppgifter som skjuts upp och vem som tar dialogen med berörda beställare.
Pröva olika sätt att ändra förutsättningarna
Undersök om ni kan minska omfattningen, flytta en tidsfrist, ändra arbetssätt eller tillföra stöd. Fråga vilka alternativ som faktiskt påverkar belastningen. En uppgift som flyttas till en redan överbelastad kollega kan skapa ett nytt problem och behöver bedömas tillsammans med helheten.
Ta hjälp av dem som gör arbetet för att förstå vad som tar tid och var beroenden finns. Det betyder inte att medarbetarna ensamma ska lösa resursbristen. Chefen behöver ta ansvar för beslut inom sitt mandat och lyfta frågor som kräver beslut på annan nivå.
Exempel: två leveranser med samma tidsfrist
Tänk dig en arbetsgrupp som får två större leveranser med samma slutdatum samtidigt som ordinarie uppgifter ska skötas. I ett prioriteringssamtal klargör chefen vilken leverans som går först, vilket arbete som pausas och vem som förhandlar om den andra tidsfristen. Gruppen får också veta när ett nytt besked kommer.
Exemplet är fiktivt. Poängen är att göra konsekvenserna av beslutet synliga. Om prioriteringen påverkar andra grupper behöver de få information, annars kan de fortsätta ställa krav utifrån en plan som inte längre gäller.
Bestäm hur nya uppgifter ska hanteras
En prioritering kan snabbt förlora sin betydelse om nya uppgifter kommer in utan avstämning. Bestäm därför vad medarbetaren ska göra när ytterligare arbete tillkommer. Vem bedömer om den nya uppgiften ska ersätta något annat? Hur snabbt behöver personen kunna få svar?
Gör kontaktvägen enkel och förutsägbar. Om en chef inte är tillgänglig behöver det finnas ett fungerande sätt att få stöd enligt verksamhetens organisation. Medarbetaren ska inte behöva tolka tystnad som att alla tidigare och nya krav gäller samtidigt.
Dokumentera beslutet kort och begripligt
Anteckna de viktigaste prioriteringarna, vad som skjuts upp, vem som hanterar följdfrågor och när ni stämmer av igen. Använd en plats där berörda hittar beskedet. Undvik känsliga personuppgifter i en gemensam prioriteringslista; fokusera på uppgifterna och arbetets förutsättningar.
Kontrollera att gruppen har förstått beslutet på samma sätt. Be exempelvis någon sammanfatta vad som nu ska göras annorlunda. Om sammanfattningen blir att allt fortfarande är lika brådskande behöver beskedet förtydligas.
Följ upp effekten på belastningen
Vid nästa avstämning, fråga om beslutet gav utrymme att utföra arbetet och om uppskjutna uppgifter skapar nya problem. Undersök återkommande mönster i krav och resurser. Ta med relevanta frågor i det systematiska arbetsmiljöarbetet och följ upp de åtgärder som beslutas.
Fördjupa dig i organisatorisk och social arbetsmiljö. För en lärarledd genomgång av området finns OSA Online via Teams hos Kompetensutveckla. Läs kursinnehållet och välj utbildning utifrån era arbetsmiljöuppgifter.
Källor och faktakontroll
Kontrollerat den 6 oktober 2026 mot AFS 2023:2, särskilt 2 kap. 6–7 §§. Samtalsupplägget är ett praktiskt förslag, inte en föreskriven mötesmodell.
Foto: Redd Francisco / Unsplash. Illustrationsbild.