Ständiga avbrott i arbetet behöver undersökas som en del av arbetsmiljön när de gör det svårt att hinna, koncentrera sig eller återhämta sig. Ta reda på vad som avbryter arbetet och hur verksamheten organiserar stöd och tillgänglighet. Lägg inte hela lösningen på den enskildes förmåga att arbeta snabbare.
Vad räknas som ett avbrott?
Ett avbrott innebär här att en pågående arbetsuppgift lämnas för en annan fråga eller händelse. Det kan vara ett samtal, en akut fråga, en avisering eller ett besked från en kollega. Vissa avbrott är nödvändiga, medan andra följer av otydliga informationsvägar och arbetssätt.
Skilj också mellan ett avbrott och ett planerat byte av uppgift. Om verksamheten kräver snabb omställning behöver det finnas förutsättningar för det. Ett arbetssätt som fungerar vid låg belastning kan bli ohållbart när flera uppgifter samtidigt kräver uppmärksamhet.
Undersök mönstret med konkreta exempel
Be arbetsgruppen beskriva när avbrotten uppstår och vilka uppgifter som påverkas. Ta upp vad personen gör före och efter avbrottet och om något behöver börja om. Använd arbetsuppgifter och situationer som underlag, utan att göra samtalet till en bedömning av enskildas personlighet.
Fråga om avbrotten drabbar vissa roller oftare. En erfaren medarbetare kan bli en ständig informell hjälpfunktion samtidigt som den egna arbetsmängden ligger kvar. Det behöver synas i bedömningen av krav och resurser. Inventeringen är ett redaktionellt metodförslag och ska anpassas till verksamheten.
Jämför krav med tillgängliga resurser
AFS 2023:2 kräver att arbetsuppgifter och befogenheter inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Resurserna ska anpassas till kraven i arbetet. Avbrott kan därför behöva hanteras genom arbetets organisation, informationsvägar, bemanning eller tillgång till stöd.
Fråga vilka uppgifter som fortfarande förväntas bli klara när personen hjälper andra. Om allt betraktas som lika brådskande saknas ett användbart beslutsunderlag. Läs vår artikel om prioritering när tiden inte räcker om problemet också gäller konkurrerande krav.
Pröva ett tydligare arbetssätt
Bestäm vad som kräver omedelbar kontakt och vad som kan samlas till en avstämning. Klargör vilken kontaktväg som används för olika frågor. Skyddad koncentrationstid kan vara ett möjligt arbetssätt, men ska bedömas mot verksamhetens behov och de risker som kan uppstå om stöd fördröjs.
Den som är beroende av hjälp behöver veta vart frågan ska gå när en person inte är tillgänglig. Gör därför inte tillgänglighet till ett individuellt problem. Arbetsgivaren behöver ordna ett begripligt system för stöd, återkoppling och prioritering.
Exempel: en specialist blir allas första kontakt
Exempel: en specialist får många snabba frågor under dagen och arbetar senare för att hinna med sina egna uppgifter. Chefen och gruppen går igenom vilka frågor som kommer, varför de hamnar hos samma person och vilka svar som kan bli tillgängliga på annat sätt.
Gruppen prövar en bestämd väg för återkommande frågor och tydliggör vem som tar akuta ärenden. Specialistens arbetsmängd ses samtidigt över. Lösningen följs upp genom att kontrollera både avbrottens mönster och om andra får det stöd de behöver.
Checklista för avbrott i arbetet
- Identifiera avbrottens typ och berörda arbetsuppgifter.
- Undersök vilka roller som får många stödfrågor.
- Bedöm konsekvenserna för arbetsmängd och återhämtning.
- Tydliggör prioriteringar och kontaktvägar.
- Pröva åtgärder som passar verksamhetens behov.
- Följ upp effekten och nya risker efter förändringen.
Vanliga misstag och nästa steg
Vanliga misstag är att stänga av alla kontaktvägar utan alternativ, att enbart ge tidsplaneringstips och att glömma den som behöver hjälpen. En åtgärd ska bedömas för hela arbetssystemet. Den får inte lösa en persons avbrott genom att skapa osäkerhet eller högre belastning hos andra.
Dokumentera riskbedömning och åtgärder enligt verksamhetens arbetsmiljörutiner. Bestäm när uppföljningen ska ske och vem som ansvarar för den. En lugn enstaka dag säger lite om effekten under en period med hög arbetsmängd.
Behöver ni en gemensam kunskapsgrund kan ni läsa sajtens information om OSA-utbildning. OSA betyder organisatorisk och social arbetsmiljö. Utbildning kan stödja förståelsen, medan organisationens faktiska brister behöver åtgärdas i arbetet.
Hur skiljer du ett nödvändigt avbrott från ett onödigt?
Undersök vad avbrottet hjälper verksamheten att lösa och vad det kostar i den pågående uppgiften. En fråga kan vara viktig men nå fel person eller komma genom en olämplig kontaktväg. Involvera både den som söker hjälp och den som avbryts. Målet är en fungerande arbetsorganisation, inte att medarbetarna ska undvika kontakt som arbetet faktiskt kräver.
Källor och avsändare
Kontrollerat 8 oktober 2026 mot AFS 2023:2, 2 kap. 6–7 §§, och AFS 2023:1. Exempel och checklista är redaktionella råd. Privat avsändare: AB Kompetensutveckla i Sundsvall.
Bild: Vitaly Gariev / Unsplash. Illustrationsbild.